專案卡片 Trello Cards

有些中、大型專案是經常性(每年或每季)都會發生的,卻又具有高度的變動因子,就會需要一個獨立的「專案看板 (Trello Board) 」整來管理。

以影片專案為例,每年我手邊會處理 15-20 支美籍學者和研究類學生的訪談影片。從約訪開始、訪談、拍攝、後製,整個流程有大致有25個固定的步驟,這就非常適合把每個小專案做成一個「專案卡片 (Trello Card)」。然後用一整個專案主板來監控所有小專案的進度。

每一張「專案卡片 (Trello Card)」依據專案性質而有不同,這裏以影片專案為例,我把工作項目分為 8 組 25的步驟:

主板依據敏捷開發 (SCRUM) 的方法,分成四個階段,但因為專案特性,我又將某些階段獨立出來,因此共有 10 個階段的列表:

A. 代辦 Back Log

B. 確認進行 To Do

B-1. 已約訪 Scheduled

B-2. 已訪談 Interviewed

C. 進行中 Doing

C-1. 已完成逐字稿 Transcribed

C-2. 已完成剪輯 Editing

C-3. 已送主管審核 Review

C-4. 已審核待發布 Approved/ for publish

D. 完成 Done

年度剛開始的專案,專案主板可能會長類似這樣,很多小專案都還停留在 「代辦列表 A. Back Log」或是 「確認進行 B. To Do」的階段。

但是當年度接近尾聲時,小專案都一個一個移動到 「進行中列表 C. Doing」或 「完成列表 D. Done」的階段了。

這個方法,讓所有小專案的進度一目瞭然,對於需要超過一人共同工作,或是因其他專案而將此專案擱置時,都可以提供一個很重要的參考依據。

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你有喜歡的時間管理方法或工具嗎?也請推薦給我喔!
阿波羅肯 apollo.b.cain@gmail.com

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