新與舊

「起頭好,準時到,結尾好」是剛卸任的長官留給眾人的勉勵。在共事的2,718天(或7.5年)中,我們共同經歷了有笑有淚的很多「第一次」。

他讓我們看到了眾多可能性,並手把手帶我們化不可能為可能。

在他卸任的今天,沒有花籃,沒有鎂光,但留在這世間和他接觸過的人們心中的,是無限溫暖、風趣與堅毅。

期待我退休時也有足夠能力打造像他一樣的風景。

2019.7.29 台北

站在巨人的肩膀上

畢卡索說「好的藝術家抄襲,偉大的藝術家偷竊」。如果不喜歡抄襲或偷竊也沒關係,還有第三條路,靠網路!

有三加一個網站,可說是非營利設計師的救星:

1. Freepik 有上萬(?)款免費(非營利)使用的圖像可供使用,但需要註明出處。也可以繳一個基本年費,就可無限使用所有的圖像。由於圖像大都使用Adobe Illustrator繪製,這也是使用這個站服務的基本門檻。

2. Canva 是行銷達人「川崎 (Guy Takeo Kawasaki)」的愛站。它也的確是快速產出社群媒體或網頁用圖的好工具。以社群媒體設計為出發的預設版型、字型、部分免費的圖庫,可以讓你在通勤時用手機就完成美美設計。

3. Unsplash + Pixabay : 若手邊沒有適合的照片,卻又需要用照片傳達某個意象,手上又沒有外拍或圖庫預算,那Unsplash和Pixabay無版權圖庫就是非營利工作者的好朋友。前者尤其擅長情境、地點,後者則以人物見長。搭配使用,相得益彰。

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心有多大,世界就有多大

在組織內做創新設計其中一個苦惱就是不知道標準在哪?靈感應從哪裡來?怎麼把業主 (老闆、同事) 的需求,透過自己的詮釋,轉化成有效的視覺溝通成品?街角的影印店好像沒有設計可言,但街上的商業設計又讓人眼花撩亂、高不可攀。拜網路之賜,從知名品牌到新銳設計師多將作品集上傳到幾個網站,偶爾光顧就可以惡補當下設計風向。

  1. Behance
    Adobe旗下的Behance提供全世界的設計師一個作品展示的舞台。為了避免迷失在海量的作品中,建議適當使用篩選功能。例如,如果今天要找「封面或書籍排版設計」的靈感,就可以進「作品收藏館」>「平面設計」>「報刊編輯」。
  2. Dribble
    許多新銳設計師偏好將作品上傳到此,從「設計師 (Designers)」選項,可以看到設計師近期作品,相較於Behance更能看到設計發想與脈絡,是 Blind創意總監Mattew Encina推薦的靈感社群。
  3. Pinterest
    超強大的視覺社群,可以自由釘選喜歡的設計,但也可以用來尋找設計靈感。相同的,善用關鍵字可以找到你需要的設計。例如找「排版設計」可用「Design Layouts」,就可以一直看到眼睛或手酸為止。

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Trello 連結檔案

使用 Trello時,一個很重要的心法是要讓事情「一目瞭然」!但是檔案何其多?該如何讓自己和團隊總是找得到工作檔案呢?

其中一個很常用的,就是「連結檔案」。

1. 連結或上傳到「附件」

有時候一張卡片只有一個任務,我們可以使用卡片內的「附件」功能輕鬆的加入相關工作檔,例如原始文件、文案草稿、圖片草稿等。

2. 將文字超連結至檔案

但是當一個任務比較複雜,需要包含多份連結文件,例如有數個可共同編輯的 GoogleDocs 檔案連結,但是網址卻落落長,那要怎麼辦呢?

除了用短網址以外,在 Trello 中還可以使用以下方式標註喔!

[我是一個檔名或描述](我是一串網址)

如下:[Layout Plan 版面計畫](https://docs.google.com/presentation/d/1-5LeUKcTQj1TM….)

在 Trello 看起來的樣子:

這樣的連結可以迅速讓一起工作的團隊即時透過連結開啟工作檔,而不需要擔心對方連到共享資料夾卻不確定要開哪一個檔案的問題。

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專案卡片 Trello Cards

有些中、大型專案是經常性(每年或每季)都會發生的,卻又具有高度的變動因子,就會需要一個獨立的「專案看板 (Trello Board) 」整來管理。

以影片專案為例,每年我手邊會處理 15-20 支美籍學者和研究類學生的訪談影片。從約訪開始、訪談、拍攝、後製,整個流程有大致有25個固定的步驟,這就非常適合把每個小專案做成一個「專案卡片 (Trello Card)」。然後用一整個專案主板來監控所有小專案的進度。

每一張「專案卡片 (Trello Card)」依據專案性質而有不同,這裏以影片專案為例,我把工作項目分為 8 組 25的步驟:

主板依據敏捷開發 (SCRUM) 的方法,分成四個階段,但因為專案特性,我又將某些階段獨立出來,因此共有 10 個階段的列表:

A. 代辦 Back Log

B. 確認進行 To Do

B-1. 已約訪 Scheduled

B-2. 已訪談 Interviewed

C. 進行中 Doing

C-1. 已完成逐字稿 Transcribed

C-2. 已完成剪輯 Editing

C-3. 已送主管審核 Review

C-4. 已審核待發布 Approved/ for publish

D. 完成 Done

年度剛開始的專案,專案主板可能會長類似這樣,很多小專案都還停留在 「代辦列表 A. Back Log」或是 「確認進行 B. To Do」的階段。

但是當年度接近尾聲時,小專案都一個一個移動到 「進行中列表 C. Doing」或 「完成列表 D. Done」的階段了。

這個方法,讓所有小專案的進度一目瞭然,對於需要超過一人共同工作,或是因其他專案而將此專案擱置時,都可以提供一個很重要的參考依據。

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專案看板 Trello Board

想讓雪片般飛來的代辦事項和腦中一直呼喚的想辦事項「適得其所」不再考驗自己的腦容量嗎?Trello 專案看板 (Trello Boards) 正有此妙用。

1. 任務分類

首先將手邊經常性的工作依據任務分類,例如我將我手邊經常處理到的任務分為四類:數位(digital)、印刷(print)、品牌(branding)、內容(content)。

2. 任務視覺化

有別於傳統瀑布式的專案控管,Trello提供一個看板(Kennan)式的,或敏捷式(SCRUM)管理,主要目的就是因應瞬息萬變(誇飾但也有幾分神似)的創意工作本質。將工作依據進度分為五個步驟,包括:

  • 收件夾 Inbox
  • 進行中 Doing
  • 審核/外部程序 Review/Process
  • 等待/暫停 Waiting/On Hold
  • 季度完成 Done: Q3 2019

3. 進度排序

每個步驟再依據個人與團隊設定的 「目標與關鍵成果 」 (Objectives and key results OKR)排定急迫性與重要程度,用顏色標籤加以分組,共分6組:

  • 最優先 Highest priority:各團隊與本組的共同目標
  • 優先 High priority:同仁的目標,但非本組目標
  • 中等 Medium:需要達成,但並無列於目標
  • 不急 Low:如果有也很好
  • 最低 very low:純粹好玩
Priorities

4. 「搜尋卡片」提升專注力

尤其當工作排山倒海而來時,利用 「搜尋卡片」功能篩選出 Highest priority 和 High priority可以迅速將工作範圍限縮到最迫切工作項目,也避免被其他雜事干擾。

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Trello 工作日誌

創意需要時間,但是排山倒還而來的待辦事項,哪裡有時間?

時間管理有很多心法,例如80/20,Pomodoro,Get it done,SCRUM,Deep Work,Atomic Habits。目前我覺得最有用的是利用Trello管理待辦事項和project。

Trello是一個非常靈活的視覺化看板在線平台,可以將任務分組,非常適合日理萬機(?)、多重角色的非營利工作者。它的最大特色就是一目了然與即時更新,介紹兩種我每天會用到的Trello用法:

創意型人的通病就是遇到一個問題,可能從早上九點鐘開始Google解法,看了上百則PO文或網站找解答,一直到午餐時了才驚覺三個小時過去了,如果是剪一支影片,可能直接就是晚餐時間,或是末班車時間了。為了跳脫這個暗夜迴圈,我花了很多時間研究工作法,發現結合Trello日誌和番茄工作法(Pomodoro)的妙用。

首先我會開啟一塊私人的看板(Board),當成個人的「工作日誌版」,新增4個列表:OKRs (年度工作重點)、Daily (日誌)、Q (季工作重點) 、Recurring (重複性工作)。

Trello其中一個妙用就是你可以把固定事項建立成一個模板,每次使用只要複製模板即可。因此我會製作一個日誌(Daily)模板,將每天8個小時的工作時間切成16份,包括中午休息總共18份,每一份25分鐘專注、5分鐘休息。

每天早上我會先用第一個25分鐘檢視email並規劃當天預計完成工作,把工作分成25分鐘能完成的區塊,完成後在工作項目前打勾。並在當天結束前半小時檢視一天工作狀況,自我評估工作效率以及往後需要調整對於工作所需時間的預期,逐漸進步。以最花腦力的創意工作而言,一天若能有8個25分鐘不中斷的產出,就是效率卓著了。

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幾座無私的設計燈塔

震懾人心黑魔法般的視覺語言在數位工具的普及之後,日益茁壯。拜幾座無私奉獻的明燈引路,讓有志投入這條路的後進有跡可循。今天來介紹幾座引路的燈塔:

1. Video Copilot: Andrew Kramer

分享 After Effect 特效製作是Andrew的志趣與志業,若說他的網站Video Copilot可以說是After Effect學習者的聖殿大概不為過,超親和的講授方式,免費的價格,怎麼能不聽下去呢?

2. School of Motion: Joey Korenman

台灣有張志祺的「圖文不符」、DJ Huauer的「台灣吧」,美國則有Joey Korenman打造的School of Motion提供「動態圖文」學習者練功。另外還開了同名的Podcast,持續關注更新最新動態圖文趨勢。

3. The Futur: Chris Do

也許成功的行銷大師都頂上無毛,Chris也不例外。身為動態設計領域的先聲,所創的設計公司Blind主持一個「教設計師怎麼談生意」的平台「the futur」不拐彎的主持風格,直接切入絕不廢話。爆紅錄影「如何替設計服務定價並增加收入」帶新血設計師頗析定價策略,殺出低價紅海。

4. 99% Invisible: Roman Mars

用聲音賦形設計,討論各種設計趣聞及新知,從蘇格蘭裙花格紋的淵源、百變服裝店,到燈塔的遷移,只要有設計都不會被忘記。

如果你也有明燈想要分享,請email到我的信箱:Apollo.b.cain@gmail.com