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Trello 與 Plus! for Trello 時間管理

邱柏耘 Boyun "Sam" Chiou發佈留言

所有「時間管理」方法，不外乎 (1) 先了解你如何運用時間 (2) 將工作拆分成可達成的小項 (3) 專注於最高產值並符合大目標的事項。上一篇 「Trello 工作日誌」說明了如何做到 (2) 將工作拆分成可達成的小項，此篇想要處理的是：(1) 先了解你如何運用時間？

使用 Trello 搭配外掛 Plus! for Trello，可以解決創意工作者「一忙就忘了時間」的困境，而且兩者都可免費使用！Plus! for Trello 這個外掛可以在工作開始時紀錄所花費時間，也可以手動登陸一天當中專案所花費的時間。時間管理很重要的一點就是每天「設定目標」與「回顧與反思」一天的成效，「手動登陸」的功能就能派上用場。

我目前的作法是將一天所有工作要項紀錄在一個「工作日誌」的看板中，範例如下，達成一項，就在該項前方打勾。

Trello「工作日誌」看板

不過該項目所使用的時間，則是透過 Plus! for Trello 紀錄在 Trello的「專案主板」中。如此一來，該專案總共花費多少時間便可一目瞭然。每個加入看板的合作者也能分別登錄個人所花費時間，如此就更能了解專案工作成效的全貌。

Plus! for Trello 時間登錄
Plus! for Trello 時間登錄與總計花費時間

延伸閱讀：「專案看板 (Trello Board)」、「專案卡片(Trello Card)」

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Trello 連結檔案

邱柏耘 Boyun "Sam" Chiou發佈留言

使用 Trello時，一個很重要的心法是要讓事情「一目瞭然」！但是檔案何其多？該如何讓自己和團隊總是找得到工作檔案呢？

其中一個很常用的，就是「連結檔案」。

1. 連結或上傳到「附件」

有時候一張卡片只有一個任務，我們可以使用卡片內的「附件」功能輕鬆的加入相關工作檔，例如原始文件、文案草稿、圖片草稿等。

2. 將文字超連結至檔案

但是當一個任務比較複雜，需要包含多份連結文件，例如有數個可共同編輯的 GoogleDocs 檔案連結，但是網址卻落落長，那要怎麼辦呢？

除了用短網址以外，在 Trello 中還可以使用以下方式標註喔！

[我是一個檔名或描述](我是一串網址)

如下：[Layout Plan 版面計畫](https://docs.google.com/presentation/d/1-5LeUKcTQj1TM….)

在 Trello 看起來的樣子：

這樣的連結可以迅速讓一起工作的團隊即時透過連結開啟工作檔，而不需要擔心對方連到共享資料夾卻不確定要開哪一個檔案的問題。

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專案卡片 Trello Cards

邱柏耘 Boyun "Sam" Chiou發佈留言

有些中、大型專案是經常性（每年或每季）都會發生的，卻又具有高度的變動因子，就會需要一個獨立的「專案看板 (Trello Board) 」整來管理。

以影片專案為例，每年我手邊會處理 15-20 支美籍學者和研究類學生的訪談影片。從約訪開始、訪談、拍攝、後製，整個流程有大致有25個固定的步驟，這就非常適合把每個小專案做成一個「專案卡片 (Trello Card)」。然後用一整個專案主板來監控所有小專案的進度。

每一張「專案卡片 (Trello Card)」依據專案性質而有不同，這裏以影片專案為例，我把工作項目分為 8 組 25的步驟：

主板依據敏捷開發 (SCRUM) 的方法，分成四個階段，但因為專案特性，我又將某些階段獨立出來，因此共有 10 個階段的列表：

A. 代辦 Back Log

B. 確認進行 To Do

B-1. 已約訪 Scheduled

B-2. 已訪談 Interviewed

C. 進行中 Doing

C-1. 已完成逐字稿 Transcribed

C-2. 已完成剪輯 Editing

C-3. 已送主管審核 Review

C-4. 已審核待發布 Approved/ for publish

D. 完成 Done

年度剛開始的專案，專案主板可能會長類似這樣，很多小專案都還停留在 「代辦列表 A. Back Log」或是 「確認進行 B. To Do」的階段。

但是當年度接近尾聲時，小專案都一個一個移動到 「進行中列表 C. Doing」或 「完成列表 D. Done」的階段了。

這個方法，讓所有小專案的進度一目瞭然，對於需要超過一人共同工作，或是因其他專案而將此專案擱置時，都可以提供一個很重要的參考依據。

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專案看板 Trello Board

邱柏耘 Boyun "Sam" Chiou發佈留言

想讓雪片般飛來的代辦事項和腦中一直呼喚的想辦事項「適得其所」不再考驗自己的腦容量嗎？Trello 專案看板 (Trello Boards) 正有此妙用。

1. 任務分類

首先將手邊經常性的工作依據任務分類，例如我將我手邊經常處理到的任務分為四類：數位(digital)、印刷(print)、品牌(branding)、內容(content)。

2. 任務視覺化

有別於傳統瀑布式的專案控管，Trello提供一個看板(Kennan)式的，或敏捷式(SCRUM)管理，主要目的就是因應瞬息萬變(誇飾但也有幾分神似)的創意工作本質。將工作依據進度分為五個步驟，包括：

  • 收件夾 Inbox
  • 進行中 Doing
  • 審核/外部程序 Review/Process
  • 等待/暫停 Waiting/On Hold
  • 季度完成 Done: Q3 2019

3. 進度排序

每個步驟再依據個人與團隊設定的 「目標與關鍵成果 」 (Objectives and key results OKR)排定急迫性與重要程度，用顏色標籤加以分組，共分6組：

  • 最優先 Highest priority：各團隊與本組的共同目標
  • 優先 High priority：同仁的目標，但非本組目標
  • 中等 Medium：需要達成，但並無列於目標
  • 不急 Low：如果有也很好
  • 最低 very low：純粹好玩
Priorities

4. 「搜尋卡片」提升專注力

尤其當工作排山倒海而來時，利用 「搜尋卡片」功能篩選出 Highest priority 和 High priority可以迅速將工作範圍限縮到最迫切工作項目，也避免被其他雜事干擾。

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Trello 工作日誌

邱柏耘 Boyun "Sam" Chiou發佈留言

創意需要時間，但是排山倒還而來的待辦事項，哪裡有時間？

時間管理有很多心法，例如80/20，Pomodoro，Get it done，SCRUM，Deep Work，Atomic Habits。目前我覺得最有用的是利用Trello管理待辦事項和project。

Trello是一個非常靈活的視覺化看板在線平台，可以將任務分組，非常適合日理萬機(?)、多重角色的非營利工作者。它的最大特色就是一目了然與即時更新，介紹兩種我每天會用到的Trello用法：

創意型人的通病就是遇到一個問題，可能從早上九點鐘開始Google解法，看了上百則PO文或網站找解答，一直到午餐時了才驚覺三個小時過去了，如果是剪一支影片，可能直接就是晚餐時間，或是末班車時間了。為了跳脫這個暗夜迴圈，我花了很多時間研究工作法，發現結合Trello日誌和番茄工作法(Pomodoro)的妙用。

首先我會開啟一塊私人的看板(Board)，當成個人的「工作日誌版」，新增4個列表：OKRs (年度工作重點)、Daily (日誌)、Q (季工作重點) 、Recurring (重複性工作)。

Trello其中一個妙用就是你可以把固定事項建立成一個模板，每次使用只要複製模板即可。因此我會製作一個日誌(Daily)模板，將每天8個小時的工作時間切成16份，包括中午休息總共18份，每一份25分鐘專注、5分鐘休息。

每天早上我會先用第一個25分鐘檢視email並規劃當天預計完成工作，把工作分成25分鐘能完成的區塊，完成後在工作項目前打勾。並在當天結束前半小時檢視一天工作狀況，自我評估工作效率以及往後需要調整對於工作所需時間的預期，逐漸進步。以最花腦力的創意工作而言，一天若能有8個25分鐘不中斷的產出，就是效率卓著了。

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