這半年來很慶幸發掘了兩個工具及一套教學讓歲末年終的自我清算成為可能，在此推薦給大家。
日前提過集「筆記、內部知識庫、資料庫、專案管理」大成的Notion一定要推。另外就是可以與Notion結合的時間紀錄工具 Clockfy ，讓你不再驚嘆時間哪裡去了？！
另外推薦Notion講師August Bradley教授的年度檢討課程，適合想要重新找到方向的你（我）。
趁此機會感謝各位讀者朋友，並祝福各位在這疫情越趨嚴峻的一年，定出你的心方向，勇敢前進！
歡迎你留言分享你年終回顧的方法或工具及心得。
標籤: 專案管理
成長與蛻變的契機
在這疾病影響著全球生活的年代，我們何其有幸立足在全球數一數二安全的小島上。很有幸這一路上的貴人們，讓我看破一些難題，也助我度過一些難關。
在兼顧個人成長與成就的同時，如何掌握機會，創造更多價值回饋給社會？在年終檢討、與訂立新年新希望的時刻，我想推薦一位話很多但是也講得很仔細的Notion老師 奧古斯丁博德力（August Bradly），他鉅細彌遺地將他打造的Notion知識系統分享出來。近日正在仔細鑽研如何把他的系統套用到工作與生活中。稍後會與大家分享我的心得！
如果你是Notion新手，歡迎先看之前分享的Notion新手推坑文。
如果你有對於使用Notion的疑問或心得，歡迎留言與我分享！
COVID-19 遠端工作的雙面刃
今年的年初開始的冠狀病毒（武漢肺炎）疫情，重重的衝擊了全球各產業。為了增加社交距離、避免群聚效應，單位也實施了輪替式工作模式。一直擔任小精靈角色的媒體實習生們也部分採取遠端協作。然而，本因免除通勤時間而慶幸的我，卻身歷其境了遠距工作的其中一項大挑戰：資安問題。
簡單說，就是某一位媒體實習生的個人電腦瀏覽器中有一支木馬程式，當每次登入Wordpress編輯時，就會在網站中寫入木馬資訊。幸好眼尖的IT同事發現，立刻開始調查處理，才沒釀成太大傷害。但是新網站上線的時間也從原本承諾的日期連續推遲了三次，近一個月的時間。所幸單位主管很體諒人，也放寬了限期。然而，即便是這種天災引起的延誤，還是得重新檢視專案的時間掌握與突發狀況管理的能力。
如果你有關於這方面的心得，歡迎留言與我分享！
如何做決定
工作一段時間後，做決定便成為日常需要。不論是人事任用、分配資源、或挑選主視覺，如何快又好地做決定，一直都不是件容易的事。
商業顧問兄弟檔 奇普·希斯(Chip Heath) 和 丹·希斯 (Dan Heath) 在「零偏見決斷法 (Decisive: How to Make Better Choices in Work and Life)」一書中提出四個決策陷阱（程嘉君譯，大塊文化出版）
• 選項狹隘：多數人只問「要不要」或「好不好」來二選一，忽略了其他可能性。
• 確認偏誤：只看支持自己假設的資訊。
• 短期情緒干擾：事實已經擺在眼前，還是不願相信。
• 過度自信：認為自己一定可以預測並掌握未來，不願調整做法。
他們也針對這四項盲點提出對策：
• W 擴增更多選項（Widen Your Options）
• R 真實驗證假設（Reality-test Your Assumptions）
• A 抽離自我情緒（Attain Distance Before Deciding）
• P 準備迎接錯誤（Prepare to be Wrong）
這裡有支影片舉例說明書中梗概：Improve your decisions using the wrap process
你也對如何做好決策有疑問或研究嗎？歡迎留言和我討論喔！
專案卡片 Trello Cards
有些中、大型專案是經常性（每年或每季）都會發生的，卻又具有高度的變動因子，就會需要一個獨立的「專案看板 (Trello Board) 」整來管理。
以影片專案為例，每年我手邊會處理 15-20 支美籍學者和研究類學生的訪談影片。從約訪開始、訪談、拍攝、後製，整個流程有大致有25個固定的步驟，這就非常適合把每個小專案做成一個「專案卡片 (Trello Card)」。然後用一整個專案主板來監控所有小專案的進度。
每一張「專案卡片 (Trello Card)」依據專案性質而有不同，這裏以影片專案為例，我把工作項目分為 8 組 25的步驟：
主板依據敏捷開發 (SCRUM) 的方法，分成四個階段，但因為專案特性，我又將某些階段獨立出來，因此共有 10 個階段的列表：
A. 代辦 Back Log
B. 確認進行 To Do
B-1. 已約訪 Scheduled
B-2. 已訪談 Interviewed
C. 進行中 Doing
C-1. 已完成逐字稿 Transcribed
C-2. 已完成剪輯 Editing
C-3. 已送主管審核 Review
C-4. 已審核待發布 Approved/ for publish
D. 完成 Done
年度剛開始的專案，專案主板可能會長類似這樣，很多小專案都還停留在 「代辦列表 A. Back Log」或是 「確認進行 B. To Do」的階段。
但是當年度接近尾聲時，小專案都一個一個移動到 「進行中列表 C. Doing」或 「完成列表 D. Done」的階段了。
這個方法，讓所有小專案的進度一目瞭然，對於需要超過一人共同工作，或是因其他專案而將此專案擱置時，都可以提供一個很重要的參考依據。
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你有喜歡的時間管理方法或工具嗎？也請推薦給我喔！
阿波羅肯 apollo.b.cain@gmail.com
專案看板 Trello Board
想讓雪片般飛來的代辦事項和腦中一直呼喚的想辦事項「適得其所」不再考驗自己的腦容量嗎？Trello 專案看板 (Trello Boards) 正有此妙用。
1. 任務分類
首先將手邊經常性的工作依據任務分類，例如我將我手邊經常處理到的任務分為四類：數位(digital)、印刷(print)、品牌(branding)、內容(content)。
2. 任務視覺化
有別於傳統瀑布式的專案控管，Trello提供一個看板(Kennan)式的，或敏捷式(SCRUM)管理，主要目的就是因應瞬息萬變(誇飾但也有幾分神似)的創意工作本質。將工作依據進度分為五個步驟，包括：
- 收件夾 Inbox
- 進行中 Doing
- 審核/外部程序 Review/Process
- 等待/暫停 Waiting/On Hold
- 季度完成 Done: Q3 2019
3. 進度排序
每個步驟再依據個人與團隊設定的 「目標與關鍵成果 」 (Objectives and key results OKR)排定急迫性與重要程度，用顏色標籤加以分組，共分6組：
- 最優先 Highest priority：各團隊與本組的共同目標
- 優先 High priority：同仁的目標，但非本組目標
- 中等 Medium：需要達成，但並無列於目標
- 不急 Low：如果有也很好
- 最低 very low：純粹好玩
4. 「搜尋卡片」提升專注力
尤其當工作排山倒海而來時，利用 「搜尋卡片」功能篩選出 Highest priority 和 High priority可以迅速將工作範圍限縮到最迫切工作項目，也避免被其他雜事干擾。
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你有喜歡的時間管理方法或工具嗎？也請於下方留言推薦給我喔！