專案看板 Trello Board

想讓雪片般飛來的代辦事項和腦中一直呼喚的想辦事項「適得其所」不再考驗自己的腦容量嗎?Trello 專案看板 (Trello Boards) 正有此妙用。

1. 任務分類

首先將手邊經常性的工作依據任務分類,例如我將我手邊經常處理到的任務分為四類:數位(digital)、印刷(print)、品牌(branding)、內容(content)。

2. 任務視覺化

有別於傳統瀑布式的專案控管,Trello提供一個看板(Kennan)式的,或敏捷式(SCRUM)管理,主要目的就是因應瞬息萬變(誇飾但也有幾分神似)的創意工作本質。將工作依據進度分為五個步驟,包括:

  • 收件夾 Inbox
  • 進行中 Doing
  • 審核/外部程序 Review/Process
  • 等待/暫停 Waiting/On Hold
  • 季度完成 Done: Q3 2019

3. 進度排序

每個步驟再依據個人與團隊設定的 「目標與關鍵成果 」 (Objectives and key results OKR)排定急迫性與重要程度,用顏色標籤加以分組,共分6組:

  • 最優先 Highest priority:各團隊與本組的共同目標
  • 優先 High priority:同仁的目標,但非本組目標
  • 中等 Medium:需要達成,但並無列於目標
  • 不急 Low:如果有也很好
  • 最低 very low:純粹好玩
Priorities

4. 「搜尋卡片」提升專注力

尤其當工作排山倒海而來時,利用 「搜尋卡片」功能篩選出 Highest priority 和 High priority可以迅速將工作範圍限縮到最迫切工作項目,也避免被其他雜事干擾。

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