如何建立Notion任務資料庫

Trello是一個很棒的流程管理工具,搭配GoogleDrive如虎添翼。但是任務完成後,工作檔案的歸類與整理卻是一個痛。

Notion 提供了一個有別於Trello的模式,把工作流程管理、資料管理、中程、長期目標(甚至生活管理)在一個介面完成,大大降低了軟體平台轉換時所造成的時間差與轉換成本。

這樣的工作模式需要建立三種個工作看板,一個是團隊任務看板(Team Task Page),一個是完成遞交看板(Deliverable Page)、一個是個人週記錄看板(Personal Week Page)。以上這組任務看板是根據 Marie Poulin 和 Jason Resnick 於 Notion Office Hours: Managing Client Projects 介紹的一組工作流程。

一、團隊任務看板

帶領一個小型任務分組最重要的工作就是清楚溝通任務目標,並且提供組員所需資源。團隊任務看板就是要達成這樣的目的。這個頁面共分為四個區塊。

第一區塊:最新消息或重要宣告。

第二區塊:每位組員的週記,紀錄上週任務及當週工作要項。

第三區塊:工作任務表,依據任務指派組員,各組員可以有個人檢視,也可以觀看全組任務、當週任務、過期任務。

第四區塊:團隊PARA,亦即團隊的:專案任務Project,責任區域Area,常用資源Reaources,存參資源Archive等四項。

第五區塊是任務遞交看板連結及團隊測試區塊。

二、任務遞交看板

為了方便組織內同仁順利存取團隊完成的檔案又不一定要同仁註冊Notion,卻能享受Notion的彈性頁面配置,建立任務遞交看板就是一個很好的作法。只要開立一個新頁面,並設定為「公開但不能被搜尋」就能輕易建立一個專屬連結,只要將連結分享給組織內專案相關的同仁便可。這個看板可能依不同對象而有很大不同。常用的區塊有:

第一區塊:簡易說明、最新消息(黃色字)
第二區塊:專案遞交檔案列表(紅色字)
第三區塊:參考資料(綠色字)
第四區塊:一週工作預覽與完成工作一覽(藍色字)

三、個人週紀錄看板

如何將工作與私人生活合而為一就要靠週紀錄看板了!對大部分的知識或創意工作者而言,工作和個人生活的界線是難以區分的。一個輕鬆整合兩者的介面尤其重要。週紀錄看板可分幾個部分:

第一區塊:日誌,連動到日誌資料庫,每日可以記錄心情、摘要及照片

第二區塊:週主題與產出,可以設定週、季度主題和預設產出目標,讓中長程目標不會因為每日忙碌的工作而被忽略、遺忘了

第三區塊:一到五工作要項:列出重點的任務,並用不同底色標示不同的任務性質,例如藍色是個人(家庭事務)、紅色是會議、橘色是其他專案等等。

第四區塊:任務卡片檢視:用Notion最強大的插入資料庫功能,將位在團隊任務資料庫中的工作項目同步顯示在個人看板中,並且將其呈現為卡片狀,可以一目瞭然近期需要關注的事項。

第五區塊:週末專區:寫下週末預計要進行的開心事項,作為一週辛苦工作的獎賞。

如果你也有任務管理或使用Notion的心得,也歡迎跟我分享喔!

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