如何快速找到檔案

團隊工作時,最怕就是找不到檔案。

不同團隊成員對於檔案命名和存檔的習慣不同、GoogleDrive檔案沒有完全同步等問題,假以時日就會成倍造成檔案混亂到不可收拾的慘狀。定期做打掃、重新規劃檔案結構是一個重要的方式可以確保檔案存放在正確的位置,但是如果沒有一個友善、高效檔案目錄,可以預見不久之後檔案的完美架構又會再度分崩離析。

這時Notion就可以扮演救世主的角色了!以下幾項心得分享:

第一步:認真建立檔案清單、建立工作階層

凡事起頭難,但是也是很重要的一步,就是建立檔案清單。首先把散亂的檔案整理在正確的資料夾中。把資料夾按順序排列整齊。例如可以用: A, B, C, D 代表最大項。用A-1, A-2, A-3, B-1, B-2, B-3 代表第二階層。再用01, 02, 03代表第三階層。如果可能的話把工作分成三個階層:責任區域(Area)、專案項目(Project)和工作項目(Task)。

第二步:快樂建立檔案資料庫

當資料分門別類存在正確的資料夾後,接下來就是重頭戲了,將資料細節存入Notion的資料庫中。這並不如聽起來得這麼煩,因為Notion提供了很可愛的介面,可以在每個資料加上小符號,更改顏色,不只有趣,還能幫助分類和記憶。

第三步:簡單建立不同資料檢索模式

當資料庫建好之後,怎麼存取資料也是一門百萬學問,Notion將資料存取弄得比線上刷卡還容易,除了預設的幾種檢視模式(列表、表格、看板、日曆)還能加入何種篩選器、排列順序的條件。

三步驟完成後,哇啦!你再也不用擔心找不到檔案了!當然,你必須說服你的團隊好朋友也跟你一起用才行(有時候這是最難的一步)。威脅利誘當然是必要的,下面提供幾個可能的說詞:

  1. 你再也不會找不到檔案囉!
  2. 現在轉換就可以無限使用喔(2020/5/20開始個人版免費無上限使用)
  3. 大數據時代,你還不開始用資料庫嗎?

最後分享一個推坑影片:How We Use Notion for Design and Marketing Projects

你也有檔案管理的心法嗎?歡迎更我分享喔!

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